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自动化技术应用之办公自动化

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自动化技术应用之办公自动化

自动化信息处理系统和构成办公信息通信的互联网系统对办公自动化发展起到了巨大的推动作用。PC技术极大地提高了办公联网处理的能力,已成为办公自动化的主要自动化技术手段。计算机网络通信技术的发展,实现了不同地点的办公室的联机办公,使相隔任意距离的办公室之间,超越了空间的界限,如远程数据库操作、因特网、电子邮件、多媒体数据传送、电子数据交换等新技术赋予办公自动化以全新的概念。构造出了人与系统和谐的办公环境,实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等,从而极大地改变了传统办公以人工为主的工作方式,提高了管理水平和工作效率,节约了办公空间。以网络为基础设施的OA系统比没有网络的系统提高工作效率65%以上。IDM在丹佛的分支机构.公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、调制解调器(Modem)等设备,可以在任何地方办公,从而得以将办公大楼从21层减少到5层。这种在任何地方都可以办公的自动化技术虚拟办公室已经风靡全球。

1)办公自动化系统是一个人--机自动化技术系统

办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。在三者之中,信息是被加工的对象,机器是加工的手段,人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。作为现代人提倡的一种新型工作方式,办公自动化越来越和更多更新的技术结合起来。在办公自动化系统中,机器设备固然是重要因宏,然而,人以及人的素质却起着决定作用。

2)办公自动化系统是先进科学和设备的结台

OA的主要技术和设备为:计算机技术、通信技术、信息技术及其相关的计算机设备、通信设备和现代化办公设备。其中,计算机技术既包括计算机硬件,也包括计算机软件。计算机硬件包括台式Pc与笔记本Pc、各种输人/输出设备(打印机、绘图机、扫描仪等);计算机软件包括操作系统、数据库管理系统、数据挖掘、软件开发工具、文字/图形/图像/语音处理等。通信网络设备有电话、数据传输设备、网络互连设备、电子会议设备等。光电技术则包括复印技术、激光照排和激光打印技术等,其相应设备为复印系统、轻印刷系统等设备。

3)办公自动化是多学科的综合

办公自动化不只是先进技术和设备的简单集合,其基础理论还涉及到行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等一系列学科。因此,可以认为现代办公自动化是一门名副其实的边缘学科。就是说.在研究办公自动化时,还应研究社会环境中人类行为的基本规律。站在系统的高度,全面地对待各个具体的办公自动化系统;耍研究管理技术,格办公人员科学地、合理地组织协调成一个有机的整体;要运用生理学、心理学等学科的原理,作为技术科学肋补充;要研究人在社会中的地位和作用.并为办公人员提供最友好的系统、最便利的条件和最有利的环境等。

办公自动化的功能

不同的办公系统,其办公人员处理的具体事务也不尽相同,如果站在整个办公系统的高度,则可以忽略各子系统自身的特点,从中抽象出各类办公系统的共性。不同的办公系统的确存在着一个共同点,就是对信息的管理。

一般来说,一个较完整的办公自动化系统,应当包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存4个环节。

办公自动化系统

要管理的信息基本分为三类:信息共享、协同工作和应用系统接人。其中,信息共享包括;信息浏览、信息拷贝、数据分析、信息查询等功能;协同工作包括在线讨论、电子邮件、信息交流、工作流程控制等功能;应用系统接入是指无缝地接人数据库和其他应用系统。现代办公自动化系统组件的主要功能如下所述:

1)多媒体文档管理

多媒体文档管理的基本单位是“文档”,一个文档可包含文本、图形、图像、音频及视频等信息。多媒体文档管理主要管理系统的办公文档,如系统文档、技术报告、软件文档t质量文件、标准/规范、合同、源程序、数据文件、信息服务、工作计划、公告、通告、会议纪要、大事记等。

2)电子邮件

电子邮件是现代办公自动化系统组件最突出的功能之一,在系统中起到信息传递的作用,同时也是组件应用的关镀技术之一。电子邮件提供了按事务处理流程传送信息的方法。

3)工作流管理

工作流管理定义了操作方式.规定了必须按某种访问方式进行操作,以及在异常情况发生时的处理方法。通过电子邮件来向特定的人员传达特定的信息,或按指示执行特定的操作,如进行文档批阅、日程/会议安排等。

4)多用户共同编辑文档

在现代办公自动化系统环境下编辑同一对象。

5)电子会议

系统内多个办公成员可以共同编写一份文档,允许多个成员同时电子会议分同步交互和异步交互两种,通过电子邮件、讨论数据库、0LE技术和CHA(聊天)功能可以实现非实时的视频会议和实时交流;可共同讨论感兴趣的主题,并充分发表意见,不受时间和地点的限制。

6)信息检索

系统提供多种信息检索方式确地获取所需信息。

7)数据处理

公司内部办公人员可以通过局域网查询有关专业数据库中的数据。包括财务数据、人事数据、文档数据、产供销数据、市场数据、人口数据、气象数据等各种数据的处理。在办公业务中这是一项数据量大,要求淮确和实时更新的数据处理。

8)计划管理

根据局域网系统分配权限:不同部门办公人员可以按不同的形式进行查询,可方便、迅速和准确的获得实时信息,办公人员利用系统的计划图表功能,可进行生产计划管理、会议日程安排、项目进展的控制跟踪等工作。实现自动化技术应用的高效远程协同工作